Trong nhiều thập kỷ, hồ sơ bệnh án giấy là nền tảng vận hành của hệ thống y tế Việt Nam. Từ tuyến xã, huyện đến các bệnh viện lớn, những chồng hồ sơ dày cộp đã trở thành hình ảnh quen thuộc. Tuy nhiên, trong bối cảnh y tế hiện đại, bệnh án giấy không còn đơn thuần là một công cụ lưu trữ, mà đang trở thành một nguyên nhân gây lãng phí lớn cho toàn xã hội.
Lãng phí ở đây không chỉ là chi phí in ấn hay lưu kho, mà là lãng phí thời gian, nguồn lực y tế, cơ hội điều trị và cả niềm tin của người bệnh.
Lãng phí thời gian của bác sĩ và nhân viên y tế
Một trong những nguồn lực quý giá nhất của hệ thống y tế là thời gian của bác sĩ và nhân viên y tế. Tuy nhiên, với bệnh án giấy, phần lớn thời gian này lại bị tiêu tốn cho các công việc hành chính: ghi chép, tìm kiếm hồ sơ, đối chiếu thông tin, sao lưu giấy tờ.
Trong thực tế, không hiếm trường hợp bác sĩ phải dành nhiều phút – thậm chí hàng chục phút – để tìm lại một hồ sơ cũ trong kho lưu trữ. Khi lượng bệnh nhân tăng cao, việc quản lý bệnh án giấy trở thành gánh nặng, làm giảm thời gian dành cho khám chữa bệnh thực chất.
Ở quy mô toàn hệ thống, sự lãng phí này cộng dồn thành một con số rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chăm sóc sức khỏe.
Lãng phí chi phí xét nghiệm và chẩn đoán
Khi bệnh án không được lưu trữ và truy xuất hiệu quả, người bệnh thường phải làm lại các xét nghiệm đã từng thực hiện trước đó. Điều này xảy ra phổ biến khi bệnh nhân chuyển tuyến, thay đổi cơ sở khám chữa bệnh, hoặc đơn giản là không mang theo đầy đủ giấy tờ.
Việc lặp lại xét nghiệm không chỉ gây tốn kém chi phí cho người dân và bảo hiểm y tế, mà còn lãng phí nguồn lực của hệ thống: máy móc, hóa chất, thời gian của nhân viên y tế. Trong một số trường hợp, việc làm lại xét nghiệm còn kéo dài thời gian chẩn đoán, ảnh hưởng đến hiệu quả điều trị.
Rủi ro sai sót chuyên môn từ dữ liệu không đầy đủ
Bệnh án giấy thường tồn tại dưới dạng rời rạc: mỗi lần khám là một tập hồ sơ, mỗi cơ sở là một kho lưu trữ riêng. Khi bác sĩ không có đầy đủ thông tin về tiền sử bệnh, thuốc đã sử dụng, dị ứng hay kết quả xét nghiệm trước đó, rủi ro sai sót chuyên môn tăng lên đáng kể.
Sai sót không nhất thiết đến từ năng lực chuyên môn, mà từ thiếu dữ liệu tổng thể. Trong y khoa hiện đại, quyết định điều trị ngày càng phụ thuộc vào việc phân tích lịch sử bệnh dài hạn, đặc biệt với các bệnh mạn tính như tim mạch, tiểu đường, ung thư.
Hồ sơ giấy, với những giới hạn cố hữu, khó có thể đáp ứng yêu cầu này.
Chi phí lưu trữ âm thầm nhưng kéo dài
Một khía cạnh ít được nhắc đến là chi phí lưu trữ bệnh án giấy. Các cơ sở y tế phải dành không gian lớn để lưu hồ sơ trong nhiều năm, thậm chí hàng chục năm theo quy định. Không gian đó có thể được sử dụng cho phòng khám, phòng bệnh hoặc các hoạt động y tế khác.
Ngoài không gian, còn có chi phí nhân sự quản lý kho lưu trữ, bảo quản hồ sơ, phòng cháy chữa cháy, chống ẩm mốc, thất lạc. Đây là những chi phí “âm thầm”, không thể hiện rõ trên báo cáo tài chính, nhưng tồn tại bền bỉ và lâu dài.
Người dân chịu thiệt nhiều nhất
Trong mô hình bệnh án giấy, người dân thường là bên chịu thiệt nhiều nhất. Họ phải tự giữ giấy tờ, kết quả xét nghiệm, đơn thuốc; nếu thất lạc, dữ liệu gần như không thể khôi phục. Việc mang theo hồ sơ khi đi khám trở thành gánh nặng, đặc biệt với người cao tuổi hoặc bệnh nhân mạn tính.
Quan trọng hơn, người dân không có cái nhìn tổng thể về tình trạng sức khỏe của mình. Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều nơi, khiến việc theo dõi và phòng bệnh trở nên khó khăn. Trong kỷ nguyên dữ liệu, đây là một thiệt thòi lớn đối với quyền lợi người bệnh.
Lãng phí cơ hội quản lý và hoạch định chính sách
Ở cấp độ vĩ mô, bệnh án giấy khiến dữ liệu y tế khó được tổng hợp, phân tích và sử dụng cho quản lý. Việc thống kê dịch bệnh, đánh giá hiệu quả điều trị, dự báo nhu cầu y tế trở nên chậm chạp và kém chính xác.
Khi dữ liệu không sẵn sàng, các quyết định chính sách dễ mang tính phản ứng hơn là chủ động. Trong khi đó, nếu dữ liệu y tế được số hóa và chuẩn hóa, hệ thống y tế có thể chuyển mạnh sang y tế dự phòng, giảm gánh nặng chi phí điều trị trong dài hạn.
Bệnh án điện tử không chỉ để “bỏ giấy”
Cần nhấn mạnh rằng, việc thay thế bệnh án giấy bằng bệnh án điện tử không chỉ nhằm loại bỏ giấy tờ. Mục tiêu lớn hơn là tạo ra một hệ thống dữ liệu y tế liên tục, chính xác và có thể khai thác.
Bệnh án điện tử cho phép lưu trữ tập trung, truy xuất nhanh, giảm trùng lặp xét nghiệm, hỗ trợ bác sĩ ra quyết định và tạo nền tảng cho liên thông dữ liệu. Quan trọng hơn, nó mở ra khả năng đặt người bệnh ở trung tâm của hệ thống dữ liệu, cho phép họ theo dõi và quản lý sức khỏe chủ động hơn.
Góc nhìn từ hệ sinh thái y tế số
Từ thực tế đó, nhiều doanh nghiệp y tế số lựa chọn cách tiếp cận hệ sinh thái, trong đó bệnh án điện tử là nền tảng, nhưng không phải là điểm dừng. Vicareon theo đuổi hướng tiếp cận này, coi dữ liệu y tế là tài sản dài hạn của hệ thống, cần được chuẩn hóa, kết nối và khai thác có trách nhiệm.
Khi bệnh án không còn nằm yên trong kho giấy, mà trở thành dữ liệu “sống”, hệ thống y tế mới có thể vận hành hiệu quả, minh bạch và bền vững hơn.
Đã đến lúc nhìn thẳng vào cái giá của bệnh án giấy
Hồ sơ bệnh án giấy từng đóng vai trò quan trọng trong lịch sử y tế, nhưng trong bối cảnh hiện nay, nó đang tạo ra những chi phí và rủi ro mà xã hội khó có thể tiếp tục chấp nhận. Việc chuyển sang bệnh án điện tử không chỉ là lựa chọn công nghệ, mà là quyết định mang tính chiến lược cho tương lai của hệ thống y tế.
Nhìn thẳng vào cái giá của bệnh án giấy là bước đầu để y tế Việt Nam tiến tới một mô hình chăm sóc sức khỏe hiện đại, dựa trên dữ liệu và lấy người dân làm trung tâm.